Методы тайм-менеджмента: как управлять своим временем

Вряд ли есть кто-то, до кого хотя бы однажды не доходило понимание того, что время – это самый важный ресурс. К тому же, еще и невосполнимый. Поэтому правильное распоряжение временем является таким же залогом успеха в любом начинании, как и требуемые те или иные профессиональные навыки. Но управлять временем иногда не так и просто, особенно, когда на повестке дня стоит несколько задач. Это целая наука, здесь есть свои приемы и методы, опробованные и доказавшие свою эффективность. И они применимы в любой сфере деятельности, разумеется, бизнес не исключение.

В первую очередь, планируя свое время, помните, что здесь, как и везде, действует принцип Парето, то есть 20% процентов вашего времени дает 80% от общего результата. Уже исходя из этого можно строить свои планы и планировать активность. Если же говорить о методах тайм-менеджмента, то к таковым относятся:

Матрица Эйзенхауэра

У вас много дел, но время ограничено. Что в этом случае нужно делать и с чего начинать? Очевидно, с самого приоритетного. Метод ранжирования задач по их важности и срочности приписывают Дуайту Эйзенхауэру, у которого была привычка записывать свои дела с ориентиром на их приоритетность. Таблица, где записаны все дела на определенный промежуток времени названа в его честь и может выглядеть следующим образом.

Разберем, какие именно дела будет относится к соответствующим ячейкам.

Ячейка А: «важные и срочные»
Это те задачи, невыполнение которых существенно будут влиять на положение ваших дел, а также выполнение которых имеет определенный дедлайн. Это может быть, например, встреча с новым клиентом, подача документов в налоговую, доставка срочных заказов. Это дела, выполнение которых обязательно и отсутствует опция выбора. Иначе – крах.

Ячейка Б: «важные, но не срочные»
Такие задачи есть у каждого человека: они могут не вызывать особого напряжения, не требовать много усилий, однако их нельзя забрасывать, иначе они перетекают в разряд важных и срочных. Это задачи, которые ведут вас к стратегической цели бизнеса, поэтому важность их неоспорима, к ним может относится внедрение новых идей для работы, освоение новых продуктов, поиск клиентов с помощью холодных звонков. То есть это процессы фактически непрерывные, и не имеющие срока для выполнения, но если отложить их на потом, то со временем все переносы выйдут вам боком.

Ячейка В: «не важные, но срочные»
Это задачи, от которых невозможно избавиться, они могут возникать каждый день, но не приносить много толку. Это общение с давним клиентом по несущественным запросам, разгребание почты и прочая рутина. Не делать её нельзя, но и ощутимая польза от нее видна не часто.

Ячейка Г: «не важные и не срочные»
Сюда можно вносить всю активность, которая тратит наше время, приносит удовольствие, но вредит делам из всех остальных ячеек, если занимает слишком много времени. Не будет говорит, что время убивать категорически запрещено, но как только теряется чувство меры, то остальные дела страдают.

Главное – не перепутать срочные дела и важные. Зачастую то, что мы должны сделать как можно скорее, на самом деле имеет не много значения и на успех компании в целом не влияет. А вот дела не срочные могут играть роль самую основную.

Майнд карты

О картах интеллекта мы уже писали в предыдущих материалах. Это верный способ навести порядок в своей голове. Они часто используются при изучении чего-то нового, генерации идей, но еще и помогут разобрать дела, которые у вас накопились. В майнд-картах вы можете записать все дела на день или на год, связать их по смыслу, распределить по приоритетам и многое другое. При этом никакой жесткой структуры нет, вы можете разработать собственную, какая будет понятна только вам.

Метод швейцарского сыра

Большинство задач можно разбивать на подзадачи, некоторые сложнее, некоторые проще, и иногда оказывается, что для более оперативного решения, их можно закрывать не в логическом порядке. Представьте, что вся задача – это кусок сыра, в котором можно проделывать дырки, решая мелкие подзадачи. Как только вы сделали достаточно количество дырок, то вес всей задачи становится гораздо меньше и покончить с ней будет проще. Например, подготавливая презентацию, вы можете сначала подготовить её план, затем подобрать иллюстрации, сделать один из блоков в середине, а остальное уже становится делом технике, потому что в сыре сделано уже достаточное количество отверстий.

«Съесть лягушку» и метод «АБВГД»

Приступая к выполнению дневных дел, начинайте с самого сложного. Когда вы заканчиваете с задачей, которая больше всего вас беспокоила в начале дня, то вам становится проще решать все остальные, появляется чувство удовлетворения и спокойствия, растет продуктивность при выполнении более простых задач, чего не было, если бы самая неприятная нависала бы над вами весь день.

Если за самую сложную принимать самую важную, то это будет метод «АБВГД», реализация которого чрезвычайно проста. Запишите все свои дела и возле каждого проставьте буквы от А до Д и дальше по алфавиту, где А – это самая важная задача, которая если не будет сделана, то это принесет наибольшие проблемы вам и вашей фирме. Если таких задач несколько, то промаркируйте их А1, А2 и т.д., внутри этой группы тоже будет своя градации. Постепенно вычеркивая все дела, вы начинаете ускоряться, так как с законченными задачами А-группы, у вас становится меньше насущных проблем.

Для того, что реализовывать эти методы существует ряд удобных онлайн-инструментов. Они помогут систематизировать все ваши дела, делиться ими с коллегами и повышать коллективную продуктивность. Пользуйтесь данными методиками, держите дела под контролем и вы будете успевать намного больше, чем обычно.